Büro-Kosten pro Mitarbeiter/Monat berechnen

Druckkosten pro Mitarbeiter & Kostenstelle berechnen

Lege zunächst deine globalen Seitenkosten fest. Anschließend kannst du beliebig verschiedene Abteilungen oder Kostenstellen mit Mitarbeiterzahl, monatlichen Seiten pro Mitarbeiter und Farbanteil erfassen.

Gesamtauswertung

Was passiert bei einem anderen Farbanteil?

Die folgende Szenariotabelle verwendet das aktuell berechnete Gesamtseitenvolumen und zeigt, wie sich ein einheitlicher Farbanteil auf die gesamten monatlichen und jährlichen Druckkosten auswirken würde.

Die Szenariotabelle verändert nur den Farbanteil. Mitarbeiterzahl, Gesamtseitenvolumen und sonstige Kosten bleiben gegenüber deiner aktuellen Eingabe unverändert.

Was berechnet der Kostenstellen-Rechner?

Der Rechner beantwortet eine konkrete Frage: Wie verteilen sich die Druckkosten eines Unternehmens auf Mitarbeiter, Teams und Kostenstellen?

Dafür werden Mitarbeiterzahl, Druckvolumen und Farbanteil jeder Kostenstelle mit den zentral hinterlegten Seitenkosten kombiniert. Optional können Papierkosten und monatliche Fixkosten ergänzt werden.

Wie werden die Druckkosten pro Mitarbeiter berechnet?

Zunächst wird aus Schwarzweiß- und Farbseitenkosten ein gemischter Seitenpreis für die jeweilige Kostenstelle berechnet.

Hat eine Abteilung beispielsweise einen Farbanteil von 25 %, besteht das Modell aus 75 % Schwarzweißseiten und 25 % Farbseiten.

Beispiel: Büro und Vertrieb vergleichen

Die voreingestellten Beispielwerte des Rechners zeigen zwei unterschiedliche Druckprofile. Zusatzkosten wie Papier oder Leasing sind dabei zunächst auf 0 gesetzt.

Bei 2,5 Cent für eine Schwarzweiß-Seite und 12 Cent für eine Farbseite ergeben sich ohne weitere Kosten:

Warum der Farbanteil für Kostenstellen wichtig ist

Eine reine Betrachtung der Seitenzahl kann Unterschiede zwischen Abteilungen verschleiern. 1.000 überwiegend schwarzweiße Textseiten können eine andere Kostenstruktur besitzen als 1.000 Seiten mit einem hohen Anteil an farbigen Diagrammen, Präsentationen oder Marketingunterlagen.

Deshalb besitzt jede Kostenstelle im Rechner einen eigenen Farbanteil.

Diese Beispiele sind keine allgemeinen Branchenwerte. Für eine belastbare interne Kalkulation solltest du möglichst deine eigenen Druckzähler oder Nutzungsdaten verwenden.

Wie kann ich den tatsächlichen Farbanteil ermitteln?

Viele Business-Drucker und Multifunktionsgeräte führen getrennte Zähler für Schwarzweiß- und Farbseiten. Sind solche Zähler verfügbar, kann der tatsächliche Farbanteil einfach berechnet werden.

Beispiel: Bei 2.500 Farbseiten von insgesamt 10.000 gedruckten Seiten beträgt der Farbanteil 25 %.

Sind keine Zählerdaten vorhanden, kannst du zunächst mit mehreren Szenarien arbeiten. Dafür enthält der Rechner automatisch eine Vergleichstabelle mit unterschiedlichen Farbanteilen.

Was ist eine Kostenstelle bei Druckkosten?

Eine Kostenstelle muss nicht zwingend einer klassischen Abteilung entsprechen. Sie kann jede organisatorische Einheit sein, für die Kosten separat betrachtet werden sollen.

Der frei editierbare Name im Rechner ermöglicht deshalb mehr als nur klassische Abteilungsbezeichnungen.

Warum Kosten pro Mitarbeiter allein nicht reichen

Die Kennzahl „Euro pro Mitarbeiter“ eignet sich gut zum Vergleich verschieden großer Teams. Sie sollte jedoch nicht isoliert bewertet werden.

Ein Mitarbeiter im Vertrieb kann aus nachvollziehbaren geschäftlichen Gründen wesentlich mehr drucken als ein Beschäftigter in einer digital arbeitenden Entwicklungsabteilung.

Monatskosten vs. Jahreskosten

Kleine monatliche Unterschiede wirken bei einer Jahresbetrachtung schnell deutlich größer.

Gerade bei mehreren Kostenstellen oder Druckern lohnt sich deshalb zusätzlich zur Monatsbetrachtung der Blick auf das Jahresbudget.

Verbrauchsmaterialkosten oder echte Druckvollkosten?

Toner oder Tinte sind nur ein Teil der tatsächlichen Kosten eines Drucksystems. Für eine weitergehende Kostenrechnung können zusätzliche Kostenbestandteile einbezogen werden.

Wie werden Fixkosten auf Kostenstellen verteilt?

Der Rechner verteilt eingegebene monatliche Fixkosten proportional zum Druckvolumen.

Erzeugt eine Abteilung beispielsweise 30 % aller Seiten, erhält sie in diesem Modell auch 30 % der gemeinsamen Geräte- und sonstigen monatlichen Fixkosten.

Welche Kennzahl eignet sich wofür?

Wo können Unternehmen bei Druckkosten ansetzen?

Eine Kostenstellenanalyse dient zunächst dazu, Unterschiede sichtbar zu machen. Daraus können anschließend gezielte Fragen entstehen: Wird unnötig farbig gedruckt? Gibt es besonders hohe Seitenvolumen? Sind unterschiedliche Drucksysteme im Einsatz? Sind die Verbrauchsmaterialkosten je Seite ungewöhnlich hoch?

Die sinnvollste Maßnahme hängt von der Ursache ab. Eine pauschale Druckbeschränkung ist deshalb nicht automatisch die wirtschaftlichste Lösung.

Weitere Rechner für deine Druckkostenanalyse

Methodik & Grenzen des Rechners

Der Rechner ist ein Kalkulationsmodell zur internen Budget- und Kostenstellenanalyse. Er verwendet die von dir eingegebenen Seitenkosten und Druckmengen.

Die Qualität der Ergebnisse hängt deshalb wesentlich davon ab, wie realistisch diese Ausgangswerte sind. Besonders hilfreich sind tatsächliche Zählerstände, reale Einkaufspreise und eigene Verbrauchsdaten.